Gestión documental de máquinas y acreditación en minería

Hoy en día, es un verdadero “dolor” el proceso de acreditar máquinas para obras mineras, donde cada minera tiene su propio formato y especificaciones, sin existir un criterio común. Esto mismo, pero en menor medida sucede en otras industrias como la construcción y forestal.

Costos Asociados

Esto presenta una serie de problemas que afectan la productividad, los costos y los plazos de los proyectos, tales como:

Acreditación lenta y costos

Tiempos largos: El proceso de acreditación de proveedores y trabajadores puede ser muy lento, a veces de varias semanas. Esto genera demoras importantes en el inicio de las obras.
Pérdidas de dinero: debido a la inactividad de equipos y personal, y al retraso en la puesta en marcha de los proyectos.
Costos indirectos: Muchos “dolores” provienen de los costos indirectos: inactividad, multas por atrasos, baja productividad y mayor riesgo de accidentes o incidentes debido a la presión por cumplir plazos sin la debida acreditación.

Sistemas anticuados y diversos

Requisitos heterogéneos: Al no haber consenso entre en los requisitos y no haber criterios de acreditación homologados entre las distintas empresas mandantes y las diferentes faenas, esto genera inconsistencias y dificulta mucho la labor de los proveedores y contratistas.
Sistemas antiguos e información fragmentada: Falta una plataforma centralizada que ofrezca un sistema estandarizado para la gestión de la acreditación, lo que obliga a proveedores a replicar información y duplicar procesos.

Compliance

Peligros para los ejecutivos: En Chile, con la nueva ley de Compliance (ley 21.595), los ejecutivos de una empresa pueden ser penalmente responsables. La falta de un sistema de documentación robusto les impide demostrar que actuaron con la debida diligencia, dejándolos expuestos a graves consecuencias legales.
Ejemplo: si un vehículo de la empresa está involucrado en un accidente y se descubre que tenía documentos o mantenciones vencidas, significa que la empresa se benefició de su propia negligencia.

Ventajas de un sistema de documentación para la acreditación en faenas mineras y construcción

La acreditación en minería y construcción solía ser un infierno de papeleo y esperas. Pero, ¿y si te dijera que un sistema de documentación digital puede cambiar radicalmente esa historia? No es solo modernidad; es inteligencia pura para la operación.

Entrada rápida y segura

Imagina ingresar la información para acreditar una máquina … en minutos, no días. Con todo digitalizado, la información está al instante. En otras palabras, más agilidad para entrar a faena, menos tiempo muerto y más productividad. Además, aseguras que las máquinas con papeles al día accedan a la faena, mejorando la seguridad y el cumplimiento normativo automáticamente. Te olvidas de sorpresas y te adelantas a cualquier vencimiento.

Menos costos, más control

Las demoras cuestan, y mucho. Un sistema digital elimina esos gastos al optimizar tiempos y recursos. Al tener una visión clara de tu documentación, planificas mejor y evitas pérdidas por inactividad. Es un ahorro directo para tu bolsillo.

Proyectos fluidos, sin estrés

Al final, un buen sistema de documentación es el engranaje que hace que todo funcione sin fricciones. La productividad se dispara porque la gente puede trabajar sin trámites innecesarios. Las decisiones se basan en datos reales y el ambiente general mejora. En resumen, proyectos más seguros, eficientes y rentables.

¿Listo para dejar atrás el papeleo y apostar por un futuro más ágil?

Preguntas típicas de un administrador de flota

Tengo una bodega llena de papeles ¿cómo buscar rápido lo que necesito?

pierden los documentos ¿

¿Cómo agilizo la acreditación en una obra minera?

¿Cómo saber cuántos documentos me faltan para poder acreditar una máquina?

¿Tengo los documentos de mis máquinas en orden?

¿Cuál es el próximo documento en vencer?

¿Cómo compartir la información con mi organización?

¿Dónde están los documentos?

¿Cuándo vencen los documentos?

Si te haces alguna de estas preguntas en tu quehacer diario, necesitas un sistema de gestión de la documentación de máquinas.

¿Qué es un sistema de Gestión Documental DMS?

Un sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés Document Management System) es una herramienta de software que permite a las organizaciones administrar, almacenar, organizar y controlar documentos electrónicos.

Wingdocs es un DMS de tipo general, es decir organiza todo tipo de documentos.

En cambio Gestiona cuenta con un módulo de DMS, además de otros módulos como mantenciones, inspecciones, GPS y más. Y ese módulo de DMS está adaptado para ser específico para documentación de maquinaria.

La solución: Gestiona Tu Máquina

Gestiona Tu Máquina es como tener un asistente personal para toda tu flota, liberándote de los dolores de cabeza del papeleo y las planillas de cálculo Excel. Imagínate poder ver, en un solo lugar y al instante, todo lo relacionado con cada máquina; dónde está, cuántas horas trabajó, qué mantenimiento necesita y cómo están sus documentos. Esto no es magia, es la forma moderna en que el software te ayuda a que tus equipos nunca paren por un descuido con la documentación o mantenciones.. Podrás, por ejemplo, tener la documentación de cada vehículo digitalizada y lista para cualquier auditoría, o saber al minuto si una excavadora necesita una mantención, todo sin moverte de tu escritorio.

Y no solo te hace la vida más fácil, también te ayuda a cuidar tu bolsillo y a dormir tranquilo. Con “Gestiona Tu Máquina”, vas a reducir esos gastos ocultos por tiempos muertos y vas a tener un control sobre el cumplimiento de todas las normativas, que en el sector de la minería y construcción son muchísimas. Podrás compartir la información de tus máquinas de forma rápida y segura, y llevar un registro detallado de cada reparación, lo que significa menos riesgos de multas y más seguridad para tus trabajadores. En definitiva, es una herramienta diseñada para que tu operación sea más eficiente, segura y, por supuesto, mucho más rentable.

Gestiona es un software que corre en la nube (también conocido como SaaS – Software as a Service) y no requiere ninguna instalación complicada.

Está diseñado para la gestión integral de flotas de vehículos y maquinaria pesada, abarcando desde camionetas, hasta camiones, excavadoras, generadores y mucho más.

Este software busca simplificar la administración de flotas multimarca, mejorando la productividad, trazabilidad y cumplimiento normativo. Sus características incluyen la centralización de documentos, integración con GPS y telemática para el seguimiento automático de horas y kilómetros, elaboración de informes digitales por parte de operadores y registros mecánicos detallados. Además, facilita los cierres de negocio al permitir compartir información y documentación de las máquinas de forma sencilla y ayuda a mitigar riesgos de incumplimiento al ofrecer acceso controlado a información sensible. “Gestiona Tu Máquina” se posiciona como una solución “todo en uno” que reemplaza múltiples hojas de cálculo, siendo simple, fácil de usar y robusta, con el objetivo final de reducir los tiempos de inactividad y mejorar la eficiencia general de la flota.

Repositorio único de la información de la máquina, facilitando su “arrendabilidad” y/o colocación en un proyecto. Nunca más fallar por un documento que falte o esté vencido.
Subes todo tipo de documentos directo a cada máquina. Te avisa de los próximos vencimientos. Puedes compartir un link a la carpeta de documentos de la máquina, como en dropbox. No más enviar documentos por correo.
GestionaTuMaquina te brinda la facilidad de administrar toda la documentación esencial de tu máquina, permitiéndote arrendarla y gestionarla durante toda su vida útil de manera efectiva. Con este repositorio único de información, podrás prepararla en todos sus aspectos para rentabilizarla, facilitando su “arrendabilidad” y su colocación en proyectos u obras. Al estar disponible en línea, tendrás acceso a la información en cualquier momento, lo que te permitirá estar preparado y maximizar su rendimiento

Administración moderna de la Documentación

Gestiona te permite almacenar y administrar documentos en dos niveles:

Máquina: son los documentos que representan el estado de la máquina, por ejemplo, documentos legales, certificados e informes de reparaciones o mantenciones.
Negocio: el negocio es la obra, faena o proyecto en que trabajan una o más máquinas. Ejemplos de los documentos son: cotizaciones, órdenes de compra, contratos, seguros, estados de pago, HES (hoja entrada de servicios).
Operadores ( PRONTO): el próximo módulo de operadores te permitirá almacenar todo tipo de documentos relacionados con las personas y su información: contrato, certificados, declaraciones y otros documentos. Por supuesto, el sistema te avisará de los vencimientos.